Le comité de pilotage

Ce comité, qui je rappelle est là pour faire un point sur l’avancement du projet, les futures étapes, mais aussi pour décider et alerter, est une réunion périodique, souvent mensuelle, essentielle pour le bon déroulement et la communication du projet.

En tant que chef de projet, on y invitera évidemment le client (interne ou externe), le sponsor du projet (s’il est différent), un ou plusieurs représentants des utilisateurs finaux. Doit-on inviter son manager/responsable ? Cela dépend de son rôle dans votre organisation. S’il est une des parties prenantes du projet, la réponse est oui. Si ce n’est pas le cas, voyez avec lui. S’il n’est pas impliqué par les objectifs du projet, cela pourra lui faire perdre du temps inutilement.

Passons aux invités côtés équipe de réalisation, et donc votre équipe. Et oui, vous avez  la responsabilité du projet, et donc dans le cadre du projet, vous êtes le responsable fonctionnel de l’équipe projet. Alors qui vous accompagne pour ce comité ?

Je vous rappelle que le comité va durer au moins une heure. Il ne s’agit pas de faire perdre du temps à des personnes qui ne seraient concernées que pendant 5 min dans la réunion. 

Quand est-ce que le chef de projet va venir accompagner ? Quand il souhaite le support d’un spécialiste, d’un architecte, un expert sur des sujets qu’il ne maîtrise pas. SI vous avez à l’ordre du jour de votre comité une présentation d’un élément technique complexe, évidemment, venez avec votre expert qui se chargera de cette partie.

Si vous pensez avoir des questions techniques, sur le métier, que vous ne maîtrisez pas durant la réunion, ce n’est pas une bonne raison d’emmener quelqu’un avec vous ! Pourquoi ? Déjà pour la première raison invoquée : potentiellement, on n’aura pas besoin de ces personnes et donc vous leur faites perdre du temps. Ensuite, parce que vous ne pouvez pas être spécialiste de tout. Il est normal qu’un chef de projet ne maîtrise pas techniquement, fonctionnellement tout le périmètre du projet. Et cela est tout à fait accepté par les managers et responsables. 

Donc si une telle question arrive, l’important est de prendre la question. Et vous y répondrez ultérieurement avec l’aide de la bonne personne. Je vous rappelle que nous ne sommes pas dans une réunion de travail, mais un comité de pilotage. Et c’est d’ailleurs une bonne façon de tenir votre ordre du jour. Car, si un spécialiste vous accompagne, cela pourra générer de nombreux échanges hors sujet du comité, avec un risque significatif de ne pas tenir l’ordre du jour de la réunion. 

J’ai fait une courte vidéo sur ce sujet. Partagez-y votre avis. Vous pouvez la voir ici : https://youtu.be/VSfFgOOyyhQ?si=JmNE5qI9jH_tuu-I